Внедрение TELE2 Россия

Компания Tele2 оптимизировала управление портфелем проектов с помощью решения Microsoft Enterprise Project Management 2010

«Ключевым фактором выбора платформы Microsoft EPM 2010 было наличие готового типового решения, близкого к нашим процессам, и примеров его внедрений, универсальность и стандартизированность платформы» — Андрей Черненко, Директор проектного офиса Tele2 Россия

О заказчике

Tele2 – одна из ведущих альтернативных телекоммуникационных компаний в Европе. Сегодня Tele2 обслуживает более 34 миллионов абонентов в 11 странах, предлагая услуги мобильной и фиксированной телефонии, широкополосного доступа в Интернет, кабельного телевидения. Tele2 всегда стремится предлагать абонентам услуги хорошего качества по самым низким ценам.

В России компания работает с 2003 года и на текущий момент обслуживает более 20 миллионов абонентов в 37 регионах страны. Продуктовый портфель Tele2 Россия включает предложения как для физических лиц, так и для малого и среднего бизнеса. Частным и корпоративным клиентам Tele2 Россия гарантирует низкие цены и высокое качество услуг, простоту в подключении и использовании, европейский уровень сервиса.

Ситуация

«Для решения бизнес-задачи заказчика мы применили имеющийся у нас набор коробочных продуктов и отраслевых решений на платформе Microsoft Project Server 2010. Из этого набора, как из конструктора Lego, было собрано готовое решение под нужды заказчика» — пояснил Алексей Явкин, Руководитель компании Бастион-Интегратор.

В последнее время TELE2 является наиболее активным и быстроразвивающимся сотовым оператором в России. Сопутствующим фактором развития компании является увеличение количества одновременно ведущихся проектов, от успешности которых во многом зависит успех самой компании.

Ранее для управления проектами TELE2 применялись простые средства автоматизации: шаблоны проектных документов на основе Word и Excel, проектные коммуникации с использованием электронной почты и телефона. Несмотря на наличие регламента и шаблонов, добиться требуемой прозрачности проектной деятельности не удавалось. Значительная часть времени руководства тратилась на то, чтобы обеспечить следование регламенту со стороны проектных команд. В компании отсутствовала система, помогающая менеджерам управлять проектами единообразно, а сотрудникам следовать формализованным правилам. Сбор и консолидация данных для построения сводных отчетов по портфелю занимали много времени. С ростом количества одновременно ведущихся проектов стали возникать ресурсные конфликты. Повышались риски срывов сроков и финансовых потерь.

Возникла острая потребность в специализированном программном обеспечении для управления проектами и портфелями проектов. Участникам проектных команд было необходимо единое информационное пространство, обеспечивающее коммуникации между участниками, централизованное хранилище данных, разделение прав доступа, проектный документооборот и максимальную автоматизацию процессов жизненного цикла проектов. Проектному офису требовались средства бизнес-анализа и визуализации данных, позволяющих быстро строить отчеты по заданным срезам с учетом истории изменений. Также требовалось средство сбора и анализа предложений сотрудников. Решить эти задачи имеющимися средствами было невозможно.

Решение

В процессе анализа рынка систем управления проектами выбор был сделан в пользу решения от Microsoft – Enterprise Project Management 2010. Функционал этого решения полностью решал насущные управленческие задачи и обеспечивал серьёзный задел для дальнейшего развития в компании. Немаловажными факторами являлись низкая совокупная стоимость владения (TCO) решения и возможность поэтапного внедрения функциональности в ограниченные сроки.

TELE2 очень серьёзно подошла к выбору партнера на проект внедрения. Основным критерием выбора было наличие типового решения и возможность его быстрой адаптации под процессы компании.

В итоге в качестве партнера была выбрана компания Бастион-Интегратор, имеющая успешный опыт внедрений Microsoft EPM и команду высококвалифицированных специалистов. Немаловажным фактором являлось то, что компания Бастион-Интегратор имела в своем активе ряд продуктов для расширения функционала Microsoft EPM 2010, использование которых позволяет существенно снизить сроки и стоимость внедрения.

В качестве основы проекта внедрения использовалась методика «быстрого запуска», основанная на раннем внедрении типового решения, и нескольких последующих итерациях расширения функционала. Применение такого подхода позволило существенно сократить трудоемкость внедрения за счёт вовлечения бизнес-пользователей системы на ранних этапах внедрения. Проект внедрения выполнялся по стандарту PMI PMBOK. Работы по разработке решения выполнялись в соответствии с методологией MSF (Microsoft Solution Framework).

Управление жизненным циклом проекта

«Сотрудники всей компании видят, что есть четкий процесс принятия решений, по которому проходят все проекты. Сразу понятно, какие именно действия должны быть выполнены на каждом шаге проекта. Это значительно упрощает понимание и структурирует работу всего коллектива. Пользователи могут наблюдать за ходом проекта и выполнением задач в интуитивно понятной форме, видят «проектный конвейер», рабочий процесс. Визуализация стадий дает понимание системности. Это очень важный момент. Это работает» — отметил Андрей Черненко, Директор проектного офиса Tele2 Россия.

Решение обеспечило автоматизацию основных процессов жизненного цикла проекта — от инициации до закрытия. Основной фокус был сделан на следующих процессах: управление инициацией проектов, планирование и согласование планов и бюджетов, операционное управление проектами и закрытие.

В системе был реализован единый реестр проектов и проектных заявок с возможностью доступа из него к информации о состоянии проектов, а также к информационным рабочим областям, предназначенным для хранения проектной документации. Существующие бизнес-процессы проектного управления были полностью перенесены в систему Microsoft Project Server 2010. При этом общий регламент управления проектами претерпел весьма незначительные изменения оптимизационного характера. Это позволило запустить систему в промышленную эксплуатацию в короткие сроки без существенных организационных преобразований.

В ходе внедрения специалисты компании Бастион-Интегратор выполнили существенный объем работ по настройке и кастомизации Microsoft Project Server 2010. Применение продукта Bastion Project Essentials позволило реализовать многостадийные бизнес-процессы компании в предельно сжатые сроки. Во внедренном решении поддерживаются разветвленные бизнес-процессы с динамическими маршрутами согласования. Реализована возможность перехода проекта как на следующие стадии, так и возврат на предыдущие. Ролевая модель системы позволила обеспечить гибкое разграничение доступа к проектной информации в ходе осуществления бизнес-процессов.

Акцент на удобство работы с системой

«Раньше на формирование сводного отчета по всему портфелю уходила неделя, еще две недели уходило на то, чтобы детально всё проверить и привести к единому формату. Сейчас аналитика доступна «на лету», на основе оперативных данных, накапливаемых в системе. Это позволяет контролировать портфель проектов значительно чаще и эффективней, чем до внедрения системы» — пояснил Андрей Черненко, Директор проектного офиса Tele2 Россия.

Наряду с расширением функционала системы большое внимание было уделено удобству пользовательского интерфейса. Количество экранных форм, элементов управления, а также требуемых от пользователя действий было сведено к минимуму. Вся ключевая информация о проекте объединена на единой форме – карточке проекта, которая видоизменяется в зависимости от стадии проекта и роли в нем пользователя.

Для лучшего донесения информации в системе активно используется инфографика. Так текущее состояние проекта отображается в виде интерактивной диаграммы фаз и стадий с выделением активной, пройденных и предстоящих стадий проекта. Здесь же пользователь может просмотреть детальную информацию по каждой фазе, перечень требуемых и существующих документов, состав согласующих лиц. Агрегированная информация о ключевых сроках (окончание текущей фазы и всего проекта) также выведана на карточку проекта в виде визуальных шкал.

Для каждой стадии бизнес-процесса реализована возможность задания длительности. Принципиальным моментом является то, что длительности стадий рабочего процесса автоматически синхронизируется с длительностями соответствующих задач в календарном плане проекта. Реализован модуль протоколирования и отображения истории изменение параметров проектов. Пользователи получили возможность видеть всю историю изменения параметров проекта и принятых решений в виде сквозной иерархии.

В системе реализован функционал уведомлений, позволяющий администратору гибко настраивать шаблоны уведомлений для различных стадий рабочего процесса без необходимости программирования. Уведомления о необходимости рассмотрения и принятия решения по проекту выводится на карточку проекта, а также направляются пользователю по электронной почте.

Бюджетирование проектов

Реализована система бюджетирования проектов. В Microsoft Project Server стало возможным ведение бюджета в разрезе различных валют, статей и центров затрат, а также платежных периодов. Согласование плана платежей происходит в общем контуре согласование проекта. Бюджетные данные по проектам интегрируются в общую систему бизнес-аналитики.
Для проектных команд реализовано единое структурированное хранилище проектной документации с возможностью согласования каждого документа как в отдельности, так и в рамках всего проекта. Особенностью было то, что перечень необходимых на каждом этапе документов мог задаваться и выводиться непосредственно на карточке проекта.

Проектная бизнес-аналитика

Важнейшей составной частью решения является платформа бизнес-аналитики Microsoft. С помощью служб Excel и SQL Reporting Services были реализованы различные сводные отчеты и диаграммы, позволяющие просто и эффективно контролировать все аспекты проектной деятельности. Немаловажно то, что функционал Project Web App позволяет бизнес-пользователям «на лету» анализировать ситуацию, настраивая необходимые представления, группировку, фильтрацию и требуемые атрибуты проектов непосредственно в браузере без привлечения для этого ИТ-персонала.

Преимущества

Система внедрена и активно эксплуатируется с сентября 2011 года. Выполнена ключевая задача внедрения — повышение прозрачности проектной деятельности компании. У руководства компании появился инструмент анализа и оценки инициируемых и выполняемых проектов. Появилась возможность накопления и анализа статистических данных. Важным было то, что менеджеры среднего звена также с энтузиазмом отнеслись к новым процессам, поскольку теперь они получили инструмент, во многом упрощающий выполнение их каждодневных задач.

Внедрение информационной системы управления проектами Microsoft EPM 2010 в Tele2 Россия позволило добиться следующих результатов:

  • Автоматизированы стадии инициации, планирования, проведения тендеров и контрактования поставщиков, а также исполнения и закрытия проектов.
  • Консолидирована информация о совокупности реализуемых проектов для проведения анализа и формирования отчетности.
  • Организовано структурированное хранение документов по проектам.
  • Автоматизирован процесс формирования и отслеживания бюджета проекта в виде планов платежей.

«Теперь у нас есть не только структурированный и читабельный репозитарий проектной информации, но и эффективный инструмент для ежедневного управления портфелем проектов. Большая часть вопросов «Не понятно, что происходит» теперь снимается сразу. На подобные вопросы я отвечаю гиперссылкой в систему. По ссылке открывается список, структурированный по фазам и стадиям. Человек сразу видит исчерпывающую информацию: какой проект находится на какой из стадий, какие действия от него требуются, какие задачи ему придут в ближайшее время и т. п. Тут же находится и вся проектная документация» – пояснил Андрей Черненко, Директор проектного офиса Tele2 Россия.

Компания Tele2 Россия намерена продолжать развитие функционала системы.

Партнер

Компания «Бастион-Интегратор» (http://bastion-integrator.com ) – один из ведущих игроков на рынке внедрения систем для управления проектами в России. Компания «Бастион-Интегратор» выбрана корпорацией Microsoft в качестве предпочтительного поставщика бизнес-решений на основе Microsoft EPM. Высокое качество поставляемых решений подтверждается статусом Preferred Vendor for Microsoft Consulting Services. Компания обладает опытом автоматизации проектной деятельности предприятий авиастроительной, машиностроительной, нефтегазовой, банковской, ИТ и телекоммуникационной отраслей. Персонал компании — более 20 специалистов с большим практическим опытом в области управленческого консалтинга, разработки и внедрения ПО. В ходе многих проектов специалистами компании накоплен опыт глубокой кастомизации и расширения функционала Microsoft EPM / SharePoint. Компания «Бастион-Интегратор» разработала и постоянно совершенствует собственную линейку продуктов – расширений для Microsoft EPM.

Продукты Microsoft

  • Microsoft Project Server 2010
  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Microsoft Project Professional 2010
  • Microsoft Excel 2010
  • Microsoft SQL Server 2008 R2
  • Windows Server 2008 R2

Изначально опубликовано здесь: http://www.microsoft.com/casestudies/Case_Study_Detail.aspx?CaseStudyID=710000000242

Комментарии

комментарий