Bastion FS для Microsoft Project Server 2013

Регулярный сбор данных о ходе проектов от исполнителей по электронной почте

  • С минимумом усилий
  • Без широкомасштабного внедрения
  • Без доступа внешних исполнителей
  • Без риска неприятия сотрудниками

Ключевая задача проектного офиса — сбор отчетности по текущим проектам и подготовка сводных отчетов для руководства. Залог качества управленческих решений – актуальная и достоверная информация о ходе работ. Своевременность и актуальность такой информации может повлиять на качество управленческих решений, а в итоге – на судьбу организации в целом.

Важно регулярно получать данные о ходе проектов от штатных сотрудников и внешних подрядчиков. Частым препятствием при сборе отчетности является сопротивление сотрудников такому контролю. Предоставление регулярных отчетов о ходе работ видится невыгодным действием для большинства исполнителей. Сложно представить, что профессионал, с головой погруженный в задачу, будет радостно заполнять формы отёчности для начальства. Скорее для него это будет неизбежное зло, отвлекающее от дела. Необходимость участия в подобной бюрократии демотивирует сотрудников. А в особо «тяжелых» случаях может привести к «тихому саботажу», конфронтации и потере ключевых кадров.

Решение проблемы – собирать отчетность так, чтобы это минимально отвлекало исполнителей от их работы. В идеале исполнители не должны отвлекаться ни на ИСУП, ни на управленческие регламенты, ни на проектные методологии. Соответственно, система сбора отчётности:

  • Должна учитывать сложившиеся практики
  • Быть предельно простой и не требовать отвлечения от работы
  • Обеспечивать оптимальную глубину контроля, без чрезмерной детализации

Мы разработали решение Bastion FS для Project Server 2013, которое позволяет быстро организовать регулярный сбор и сведение отчетности по портфелю проектов, не отвлекая исполнителей от их основных задач. При этом трудоемкость внедрения и поддержки решения минимальна.

Решение Bastion FS для Project Server 2013 обновляет данные по проектам простым и привычным для сотрудников способом – по электронной почте. Система в автоматическом режиме рассылает письма-запросы и обрабатывает полученные ответы, обновляя данные по проектам. Чтобы отчитаться о ходе работ исполнителю достаточно пары минут для ответа на письмо. Из клиентского ПО требуется только почтовый клиент MS Outlook или любой другой. Система позволит получать статус и от внешних исполнителей, которые не имеют доступа к ИСУП.

Все запросы и отчеты протоколируются. Собираемые данные накапливаются в виде истории проектов. Руководитель проекта может просмотреть, как менялись проектные данные от версии к версии проекта, а также построить тренды. За это отвечает наш продукт Монитор изменений для Project Server.

Возможности решения Bastion FS для Project Server 2013

Решение Bastion FS позволяет регулярно, с заданной периодичностью, либо по запросу собирать от исполнителей данные о ходе работ и обновлять проектные планы на сервере Project Server.

Исполнителю не нужно входить в систему чтобы отчитаться

Чтобы предоставить отчет исполнителю достаточно программы Microsoft Outlook или другого почтового клиента. Процесс отчетности требует минимальных усилий от исполнителя. Письмо-запрос содержит в себе форму отчета и пояснения по ее заполнению. Чтобы отправить отчет достаточно ответить на полученное письмо-запрос, заполнив данные непосредственно в письме.

Нет необходимости обучать сотрудников

Решение упрощает процедуру отчетности исполнителей за счет использования привычной электронной почты. В большинстве компаний сотрудники привыкли отчитываться о ходе работ по электронной почте в ответ на запросы от руководителей. Переход на автоматизированный процесс отчетности произойдет  практически незаметно.

Минимизирует фактор «сопротивления контролю»

Сотруднику сложно «уклониться» от ответа на письмо. Простота процедуры исключает типичное оправдание: «не отправил вовремя отчет из-за неудобной сложной системы».

Гибкая настройка уровней и глубины контроля

Решение позволяет организовать гибкую систему контроля, адекватную каждому проекту и персональным целям. Можно настроить очередность, периодичность и набор данных в статус-отчетах. Можно задать несколько очередей актуализации данных по проекту. Например, получать статус как от непосредственных исполнителей, так и от ответственных . Система позволяет настроить формы статус-отчетов с нужным уровнем детализации и глубины контроля. Например, можно контролировать проект по наиболее важным вехам. При этом ослабив контроль по остальным работам, чтобы избежать «микро-менеджмента» и де-мотивации сотрудников.

Автоматический сбор отчетов от внешних участников (подрядчиков, поставщиков, аутсорсеров)

Даже если подрядчик имеют доступ к вашей ИСУП, может быть непросто навязать ему ваши правила отчетности. Особенно если проект не является ключевым для подрядчика. В итоге средством получения статуса работ становится привычная электронная почта. Решение Bastion FS позволит не навязывать подрядчика свою систему отчетности, затрачивая на это свои ресурсы.При этом вы сможете с минимальными усилиями получать актуальную информацию о ходе проекта от подрядчиков.

Позволяет легко делегировать и согласовывать отчеты

Получив письмо-запрос, исполнитель может делегировать запрос другому сотруднику, просто переслав ему это письмо. Так можно делегировать и согласовывать отчеты до их финальной отправки. Этим же способом можно организовать сколь угодно сложный процесс формирования и согласование статус-отчета.

Трудоемкость внедрения и поддержки решения минимальна

Возможен быстрый запуск системы за счет использования типовых сценариев и разворачивания решения в облаке в рамках нашей услуги Облачный Project Server.

Описание решения Bastion FS для Microsoft Project Server 2013

Во многих организациях сотрудники за годы работы привыкли отчитываться только в ответ на явный запрос. Электронная письмо от руководства предполагает обязательность ответа. Иначе будет повторное письмо, а затем и личное общение.

Традиционное письмо с запросом статуса от руководителя проекта выглядит примерно так:

С применением Bastion FS система самостоятельно отправляет исполнителям письма-запросы, а затем обрабатывает полученные от них ответы, обновляя статус по работам в проектах.

Для исполнителей новый процесс отчетности знаком и привычен. Нужно все также направить статус-отчет в ответ на запрос. Разница лишь в том, что теперь запросы приходит не от самого руководителя проекта, а от информационной системы управления проектами. Форма письма-запроса может быть настроена на сбор интересующих данных по каждому проекту для каждой группы (роли) исполнителей:

Чтобы отчитаться исполнителю нужно нажать «Ответить» на письмо-запрос, заполнить поля непосредственно в письме и нажать «Отправить». Если в качестве почтового клиента использовать Outlook 2013, то при редактировании дат будут доступны выпадающие календари. Пояснения по заполнению отчета содержатся непосредственно в письме:

Получив письмо с отчетом, система обрабатывает его и отправляет в ответ письмо, где принятые данные выделены зеленым цветом, а ошибочные — красным. Например, как показано на рисунке ниже, исполнитель вместо даты ввел в поле текстовую фразу. После обработки письма система подтвердила верные значения и отметила ошибочные. Для исправления ошибочных данных пользователю достаточно ответить на полученное письмо, поменяв в нем ошибочные данные на правильные.

Система обрабатывает полученные письма-отчеты и автоматически обновляет планы проектов. При этом обновляются данные отчетности Project Server. При этом со стороны руководителя проекта или проектного офиса не требуются какие-либо действия.

Управление автоматическим сбором отчетности встроено в интерфейс настройки параметров сервера Project Server 2013. Решение Bastion FS позволяет настроить сбор данных по заданным объектам контроля:

  • Работы по управлению проектом
  • Работы предметной области
  • Результаты проекта, включая промежуточные и контрольные точки
  • Другие сущности плана проекта

Например, офис управления проектами обычно сосредотачивается на контроле работ по управлению проектом, а заказчика интересуют в основном результаты проекта. Можно организовать несколько уровней контроля:

  • Стратегический – Раз в квартал (проекты в целом)
  • Портфельный – Раз в месяц (ключевые этапы)
  • Директорский – Раз в две недели или по запросу (результаты)
  • Детальный – Раз в неделю (по пакетам работ)
  • Кризисный – Ежедневно (по работам)

Система позволяет настроить несколько очередей актуализации проектных данных. Например, для ролей Руководитель проекта, Исполнитель и Ответственный за блок работ могут быть заданы отдельные рассылки с индивидуальной периодичностью и формой статус-отчета.

Для каждой очереди актуализации (рассылки запросов) вы можете определить время отправки запроса, периодичность отправки запросов, получателя запроса, а также выбрать проекты и ресурсы, по которым будут формировать запросы.

Можно избирательно включать в процесс актуализации интересующие проекты и ресурсы.

Шаблоны писем-запросов могут быть отредактированы в визуальном редакторе. Набор данных, по которым будет выполняться актуализация, может быть настроен для каждой очереди актуализации в отдельности.

Процесс актуализации протоколируется.

Сохраняются все письма-запросы, а также письма-ответы, полученные от исполнителей.

При использовании другого нашего продукта Монитор изменений для Project Server система будет накапливать все изменения в проектных данных в виде истории проектов. Можно просмотреть, как менялись проектные данные от версии к версии проекта и построить тренды ключевых показателей.

Заполните форму

По указанным контактным данным мы направим интересующую Вас информацию.

Ваше имя (обязательно)

Ваш e-mail (обязательно)

Тема

Сообщение

Я даю согласие на обработку персональных данных.