Bastion
Milestones
Project Server
Решение для управления портфелем проектов по методу контрольных точек
Bastion
Milestones
Решение для управления портфелем
проектов по методу контрольных точек
МЕТОД КОНТРОЛЬНЫХ ТОЧЕК
В каждом проекте выделяется набор ключевых результатов или ожидаемых событий. Этот набор фиксируется в виде контрольных точек проекта. В дальнейшем акцент делается на контроль получения результатов проекта – прохождения контрольных точек.
СОСТАВ РЕШЕНИЯ
- Microsoft Project Server
- Bastion FS
- Bastion Forms
- Монитор изменений
УРОВНИ КОНТРОЛЬНЫХ ТОЧЕК
Контрольные точки могут быть распределены по разным уровням ответственности.
КОНТРОЛИРУЕМЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
Акцент в методе котрольных точек делается на результаты проекта. Важно регулярное рассмотрение и контроль показателей и персональная ответственность за достижение результатов.
БАЗОВЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
ПРОИЗВОДНЫЕ ПОКАЗАТЕЛИ
БАЗОВЫЕ ПРИНЦИПЫ РЕШЕНИЯ
В основе решения лежат 4 базовых принципа:
Фиксация контрольных точек на основе списка ожидаемых результатов и важных событий проекта. Контрольные точки могут быть разных уровней.
Персональная ответственность за прохождение контрольной точки и достижение ожидаемого результата. Ответственные могут быть различных уровней.
Регулярный сбор статуса по электронной почте по назначенным контрольным точкам для актуализации прогнозов по проектам и программам.
Еженедельные рассмотрения статуса по контрольным точкам на основе сводных отчетов, формирование корректирующих мер и поручений.
ВИДЕО О РЕШЕНИИ
Посмотрите видеозапись доклада о реализации метода управления проектами по контрольным точками с помощью решения Bastion FS для Microsoft Project Server.
РЕГУЛЯРНОСТЬ КОНТРОЛЯ
Система может уведомлять ответственных с различной периодичностью, в зависимости от уровня. Уровни контроля можно настроить в системе, в зависимости от принятых процессов.
Уровни ответственности
- Стратегический – ежеквартально по программам
- Портфельный – ежемесячно по ключевым этапам
- Директорский – еженедельно в среду по результатам
- Детальный – еженедельно в пятницу по пакетам работ
- Кризисный – ежедневно в конце дня по сорванным вехам
ИНДИКАТОРЫ СТАТУСА ПО СХЕМЕ RAG
Цветовые индикаторы статуса в отчетах по схеме RAG (Red Amber Green) помогают акцентировать внимание на отклонениях от ожидаемых показателей.
Ответственный не предоставил данные.
Отклонения не прогнозируются, либо в пределах нормы.
Есть риск некритичного отклонения. Например, не более 10% или 5 дней.
Отклонения превышают заданный порог. Например, более 10% или 5 дней.
СВОДНЫЙ ОТЧЕТ ПО ПОРТФЕЛЮ
Показывает интегральные статусы по всем входящим проектам, а также количество проектов в разрезе статуса.
РЕЕСТР ПРОЕКТОВ ПОРТФЕЛЯ
Отчет показывает статусы проектов, входящих в программу или портфель. Интегральный показатель по проекту определяется по наихудшему показателю. Статусы по отдельным показателям также определяются на наихудшему значению. Если имеется хотя бы одно критическое отклонение по ключевым вехам, то индикатор проекта красный.
ОТЧЕТ ПО ПРОЕКТУ
Отчет показывает интегральный статус, основную информацию о проекте и перечень контрольных точек, ключевых вех.
ПРИЧИНЫ ОТКЛОНЕНИЙ
Если возникло отклонение от заданного срока, то ответственный обязан указать причину отклонения. В отчете показаны причины отклонения прогнозируемого срока прохождения контрольной точки от плана.
ДИНАМИКА СОСТОЯНИЯ ПРОЕКТА
Система запоминает предыдущий статус и сравнивает его с текущим. Это позволяет видеть динамику: улучшается ситуация или ухудшается.
ОТЧЕТ ПО ДИНАМИКЕ
В отчете отображаются поля Было и Стало. Поля Было показывают плановые и прогнозные даты, которые были в прошлом периоде. В полях Стало показаны соответствующие даты на текущий момент. В поле Откл показано текущее отклонение и накопление отклонения относительно прошлого отчетного периода.
Отклонение срока от базового плана — 29 дней. Увеличилось на 9 дней за отчетный период.
Отклонение срока от базового плана — 19 дней. Увеличилось на 3 дня за отчетный период.
ИСТОРИЯ ИЗМЕНЕНИЙ ПРОЕКТА
За счет использования расширения Монитор изменений сохраняется вся история изменений проектов в виде версий. Можно сравнить версии проекта и выявить различия.
Изменения полей отдельных задач плана проекта
Показаны изменения полей отдельных задач проекта.
АВТОМАТИЧЕСКИЙ СБОР ФАКТА
За счет применения модуля Bastion FS для Microsoft Project Server система автоматически запрашивает статус работ исполнителей по электронной почте. Рассылка запросов происходит по заданному расписанию. Затем система обрабатывает статус-отчеты исполнителей и актуализирует планы проектов.
РЕГУЛЯРНАЯ РАССЫЛКА ПИСЕМ-ЗАПРОСОВ О СТАТУСЕ РАБОТ
Система рассылает исполнителям письма-запросы на предоставление статуса. Письмо содержит перечень текущих задач, контрольных точек или ожидаемых результатов.
Заполняемые поля
Исполнитель должен проставить прогнозные либо фактические даты непосредственно в письме.
Исполнитель должен указать причину отклонения.
Инструкция по заполнению
В письме содержится краткая инструкция по заполнению полей.
ОТЧИТАТЬСЯ ПО EMAIL ОЧЕНЬ ПРОСТО
Чтобы сообщить статус достаточно прямо в письме указать новую дату, а затем просто отправить письмо. Исполнитель отчитывается о статусе работ в привычной почтовой программе. Например, в Microsoft Outlook, GMail или Apple Mail. Если использовать Microsoft Outlook, то даты можно удобно выбирать из выпадающего календаря.
ВИДЕО: СБОР ФАКТА ПО E-MAIL
Посмотрите подробное видео о том, как исполнители отчитываются о работах по электронной почте и актуализируют планы проектов.
ОБРАБОТКА НЕВЕРНЫХ ОТВЕТОВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Если пользователь укажет в письме неверные данные, то система укажет ему на это ответным письмом. В ответом письме система выделит неверные данные красным цветом. Пользователю достаточно исправить ошибки в этом же письме и отправить его системе.
Посмотрите видео о том, как система отвечает на неверные данные в статус-отчетах, полученных от исполнителей по email.
ФОРМЫ ПИСЕМ НАСТРАИВАЮТСЯ
Администратор системы может настроить форму статус-отчета в визуальном редакторе: определить наборы данных, состав полей, вид. Форм может быть множество, для различных рассылок и других задач.
НАСТРОЙКА РАССЫЛОК
Можно организовать несколько рассылок для организации нескольких уровней контроля. Например, можно задать следующие рассылки:
- Стратегический – Раз в квартал (проекты в целом);
- Портфельный – Раз в месяц (ключевые этапы);
- Директорский – Раз в две недели или по запросу (результаты);
- Детальный – Раз в неделю (по пакетам работ);
- Кризисный – Ежедневно (по работам).
Администратор системы может создать множество рассылок для различных задач. Например, для разных проектов или для разных уровней ответственности. Название рассылки позволяет сразу определить, кому будут приходить запросы и с какой регулярностью. Можно задать расписание рассылки, определить по каким дням ответственные будут получать запросы на предоставление отчетов.
ТОНКИЕ НАСТРОЙКИ РАССЫЛОК
Можно задать детальные параметры по каждой рассылке: кому будут приходить уведомления, с какой регулярность, по каким событиям, какая информация будет в уведомлении.
ИСТОРИЯ ЗАПРОСОВ И ОТВЕТОВ
ВАРИАНТЫ РАЗВЕРТЫВАНИЯ
Доступно три варианта решения: для локального Project Server, для облачного Project Server и для Project Online.
Microsoft Project Server
Поддерживаются версии:
Project Server 2013
Project Server 2016
Project Server 2019
Microsoft Project Server
Размещение программного обеспечения на серверных вычислительных ресурсах заказчика. Решение Bastion Financials поставляется в виде бессрочной лицензии либо в виде аренды лицензии на период времени.
Project Server в облаке
Решение может быть развернуто в облачном варианте и предоставляется вместе с услугой «Облачный Project Server»
Хостинг Project Server
Решение Bastion Financials поставляется в формате ПО как услуга вместе с арендой Microsoft Project Server (SaaS)
Microsoft Project Online
Версия для Project Online находится в процессе разработки
Microsoft Project Online
Решение поставляется как веб-служба для встраивания в Project Online
ЗАПРОС НА ДЕМОНСТРАЦИЮ
Напишите нам запрос в форме ниже и мы проведем для вас демонстрацию решения и ответим на вопросы.
