Bastion FS для Microsoft Project Server
Регулярный сбор данных о ходе проектов от исполнителей по электронной почте
О РЕШЕНИИ BASTION FS
Решение Bastion FS для Project Server обновляет данные по проектам простым и привычным для сотрудников способом – по электронной почте. Система в автоматическом режиме рассылает письма-запросы и обрабатывает полученные ответы, обновляя данные по проектам.
Чтобы отчитаться о ходе работ исполнителю достаточно пары минут для ответа на письмо. Из клиентского ПО требуется только почтовый клиент Microsoft Outlook или любой другой. Система позволит получать статус и от внешних исполнителей, которые не имеют доступа к ИСУП.
РЕГУЛЯРНАЯ РАССЫЛКА ПИСЕМ-ЗАПРОСОВ О СТАТУСЕ РАБОТ
Система рассылает исполнителям письма-запросы на предоставление статуса. Письмо содержит перечень текущих задач, контрольных точек или ожидаемых результатов.
Заполняемые поля
Исполнитель должен проставить прогнозные либо фактические даты непосредственно в письме.
Исполнитель должен указать причину отклонения.
Инструкция по заполнению
В письме содержится краткая инструкция по заполнению полей.
ОТЧИТАТЬСЯ ПО EMAIL ОЧЕНЬ ПРОСТО
Чтобы сообщить статус достаточно прямо в письме указать новую дату, а затем просто отправить письмо. Исполнитель отчитывается о статусе работ в привычной почтовой программе. Например, в Microsoft Outlook, GMail или Apple Mail. Есть использовать Microsoft Outlook, то даты можно не вводить, а выбирать из выпадающего календаря.
ВИДЕО: СБОР ФАКТА ПО E-MAIL
Посмотрите подробное видео о том, как исполнители отчитываются о работах по электронной почте и актуализируют планы проектов.
ОБРАБОТКА НЕВЕРНЫХ ОТВЕТОВ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ
Если пользователь укажет в письме неверные данные, то система укажет ему на это ответным письмом. В ответом письме система выделит неверные данные красным цветом. Пользователю достаточно исправить ошибки в этом же письме и отправить его системе.
Посмотрите видео о том, как система отвечает на неверные данные в статус-отчетах, полученных от исполнителей по email.
ФОРМЫ ПИСЕМ НАСТРАИВАЮТСЯ
Администратор системы может настроить форму статус-отчета в визуальном редакторе: определить наборы данных, состав полей, вид. Форм может быть множество, для различных рассылок и других задач.
НАСТРОЙКА РАССЫЛОК
Можно организовать несколько рассылок для организации нескольких уровней контроля. Например, можно задать следующие рассылки:
- Стратегический – Раз в квартал (проекты в целом);
- Портфельный – Раз в месяц (ключевые этапы);
- Директорский – Раз в две недели или по запросу (результаты);
- Детальный – Раз в неделю (по пакетам работ);
- Кризисный – Ежедневно (по работам).
Администратор системы может создать множество рассылок для различных задач. Например, для разных проектов или для разных уровней ответственности. Название рассылки позволяет сразу определить, кому будут приходить запросы и с какой регулярностью. Можно задать расписание рассылки, определить по каким дням ответственные будут получать запросы на предоставление отчетов.
ТОНКИЕ НАСТРОЙКИ РАССЫЛОК
Можно задать детальные параметры по каждой рассылке: кому будут приходить уведомления, с какой регулярность, по каким событиям, какая информация будет в уведомлении.
Название рассылки, расписание автоматической отправки запросов.
Здесь определяется логика определения ответственного, которому будет приходить запросы на актуализацию контрольных точек.
Администратор системы может выбрать шаблоны форм, на основе которых система будет отправлять письма-запросы.
ИСТОРИЯ ЗАПРОСОВ И ОТВЕТОВ
ВАРИАНТЫ РАЗВЕРТЫВАНИЯ
Доступно три варианта решения: для локального Project Server, для облачного Project Server и для Project Online.
Поддерживаются версии:
Project Server 2013
Project Server 2016
Project Server 2019
Размещение программного обеспечения на серверных вычислительных ресурсах заказчика. Решение Bastion Financials поставляется в виде бессрочной лицензии либо в виде аренды лицензии на период времени.
Решение может быть развернуто в облачном варианте и предоставляется вместе с услугой «Облачный Project Server»
Решение Bastion Financials поставляется в формате ПО как услуга вместе с арендой Microsoft Project Server (SaaS)
Версия для Project Online находится в процессе разработки
Решение поставляется как веб-служба для встраивания в Project Online
ЗАПРОС НА ДЕМОНСТРАЦИЮ
Напишите нам запрос в форме ниже и мы проведем для вас демонстрацию решения и ответим на вопросы.
