«Лаборатория Касперского», один из мировых лидеров в области обеспечения ИТ-безопасности, оптимизировала управление проектами с помощью Microsoft EPM

«Мы остались довольны внедрением Microsoft Enterprise Project Management: с ним мы не только решили все текущие задачи по управлению проектами, но и получили мощную систему для дальнейшего развития» — Александр Самбук, директор Департамента по Управлению Качеством «Лаборатория Касперского»

Быстрое развитие компании «Лаборатория Касперского» сопровождалось ростом количества инновационных проектов. Вскоре применять созданную для управления портфелем проектов методологию с помощью лишь средств Microsoft Office стало уже невозможно. Компания решила внедрить специализированную ИТ-систему и выбрала для этого Microsoft EPM 2010, которая включает набор продуктов: Microsoft Project Server, Microsoft SharePoint Server, Microsoft SQL Server.

Применение Microsoft EPM 2010 позволило автоматизировать проектные бизнес-процессы, включая календарное планирование и контроль реализации проектов, проектный документооборот и отчетность. Кроме этого реализована двусторонняя синхронизация с бюджетной системой компании. Сейчас решение используется в большей степени в ИТ-департаменте компании, но в ближайшее время планируется, что оно станет универсальным инструментом для ведения проектов всеми подразделениями и филиалами компании «Лаборатория Касперского».

О заказчике

«Лаборатория Касперского» – крупнейший в Европе производитель систем защиты от вредоносного и нежелательного ПО, хакерских атак и спама. Компания входит в четверку ведущих мировых производителей программных решений для обеспечения информационной безопасности.

В «Лаборатории Касперского» работают более 2300 высококвалифицированных специалистов. Продукты компании надежно защищают компьютеры и мобильные устройства более 300 млн. пользователей во всем мире, технологии используются в продуктах крупнейших мировых поставщиков программных и аппаратных решений.

Ситуация

Проблемы, с которыми «Лаборатория Касперского» столкнулась в последние годы, характерны для большинства инновационных организаций, проходящих стадию взрывного роста.

С момента создания в компании сложилась демократичная внутренняя культура, руководство было открыто к любым новым инициативам сотрудников, все это способствовало созданию высокого морального духа в коллективе, повышало мотивацию и вело к росту производительности. Такая неформальная атмосфера идеально подходила для начинающего стартапа, именно она позволила добиться первых серьезных успехов. Но принципы работы, которые были эффективны на начальном этапе развития, стали давать сбои с увеличением числа проектов, усложнением организационной структуры и резким увеличением штата. Возникла очевидная потребность в формализации всех существующих процессов управления.

Особенно остро эти проблемы проявились в области управления идеями и проектными инициативами. При старой схеме работы поддержку в основном получали те идеи, о которых громче «кричали» или которые выдвигались руководством, но при этом не всегда принималось в расчёт то, насколько они соответствовали стратегическим целям компании. Портфель проектов, со временем, начал расширяться, обострились ресурсные конфликты. Отсутствие формального контроля привело к ситуациям, когда в разных департаментах параллельно запускались проекты с пересекающимися целями. Кроме того, довольно часто такие неформально начатые проекты заканчивались безрезультатно. Вследствие этого руководству компании стало очевидно, что процесс инициации и управления проектами требует существенной модернизации. Департамент управления качеством (QMD) начал разработку методологии процессов проектного управления, затрагивающей весь жизненный цикл управления проектами от инициации до закрытия.

На первом этапе было решено разработать базовые принципы проектного управления и внедрить эти принципы в жизнь.

Начали использоваться самые простые инструменты автоматизации проектной деятельности: шаблоны проектных документов на основе Microsoft Word, планы проектов на основе Microsoft Excel, проектные коммуникации с использованием электронной почты и телефона. Проектная документация сохранялась на сайтах Microsoft Office SharePoint Server. Для постановки и формирования проектных процессов сначала вполне хватало Excel и Outlook, но скоро всем стала очевидна потребность в специализированном программном обеспечении по управлению проектами. Рост количества одновременно ведущихся проектов, в которых были задействованы представители разных департаментов, огромная загрузка экспертов и руководства, принимающих ключевые решения об инициации и ведении проектов, выявили необходимость в построении единого информационного пространства управления проектами и эффективных налаженных коммуникаций между участниками проектной деятельности. Потребовалось централизованное хранилище данных, гибкое разделение прав доступа, развитая система проектного документооборота и максимальная автоматизация процессов управления проектами. Реализовать это имеющимися средствами было уже невозможно.

«Нашей компании требовалось централизованное хранилище данных, гибкое разделение прав доступа, развитая система проектного документооборота и максимальная автоматизация процессов управления проектами. Реализовать это только средствами Microsoft Office было уже невозможно», – рассказывает Александр Самбук, директор Департамента по Управлению Качеством, «Лаборатория Касперского».

Решение

Из большого количества имеющихся программных продуктов по управлению проектами и портфелями проектов были отобраны четыре решения от ведущих производителей. В процессе серьезного анализа выбор был сделан в пользу решения от Microsoft – Enterprise Project Management 2010.

«Система Microsoft EPM оказалась дешевле альтернативных вариантов, а кроме того ее функциональные возможности позволяли удовлетворить не только текущие потребности компании, но также создать хороший задел для будущего развития», – поясняет Александр Самбук.

Прежде всего специалистов компании привлекли следующие особенности системы:

• Мощные средства управления процессом инициации проектов, расширенные возможности настройки бизнес-правил для контроля этого процесса.
• Простой и интуитивно понятный пользовательский интерфейс.
• Продвинутые средства совместной работы и документооборота.
• Высокая масштабируемость (актуально для будущего использования системы во всех зарубежных филиалах).
• Расширенные возможности ресурсного планирования и управления.
• Мощные средства отчетности.
• Встроенная интеграция с другими продуктами Microsoft. Это было очень важное преимущество с учетом того, что ИТ-инфраструктура компании использует в своей основе решения от Microsoft.
• Возможность поэтапного внедрения базовой функциональности в очень сжатые сроки.
• Простота настроек под требования клиента и мощный инструментарий для разработки дополнительного функционала.

С особой тщательностью в «Лаборатории Касперского» подошли к выбору подрядчика для внедрения системы. Решение EPM 2010 (версия Microsoft Project Server 2010) сравнительно недавно появилось на рынке, поэтому был существенно ограничен круг компаний-партнеров Microsoft, имеющих опыт успешных внедрений на базе этого продукта. В результате генеральным подрядчиком стала компания Microsoft. Проект выполнялся специалистами сервисного департамента Microsoft. Кроме этого, к работам в качестве субподрядчика была привлечена компания «Бастион-Интегратор». Эта компания ранее имела опыт успешного сотрудничества с Microsoft Consulting Services, а также принимала участие в локализации демонстрационного стенда Microsoft EPM 2010 в России, что позволило консультантам и разработчикам «Бастион-Интегратор» одними из первых в стране приобрести опыт работы с новой версией системы.

«С выходом новой версии продукта – Microsoft Project Server 2010 – наши заказчики получили единый инструмент управления проектами и портфелями, позволяющий им определять инвестиционные приоритеты, выделять соответствующие ресурсы и выполнять работу над проектами более эффективно и оперативно. Существенное обновление Microsoft Project Server 2010 и улучшение его внешнего вида обеспечивают эффективное выполнение любой работы с помощью интуитивно понятных и простых инструментов, а мощные средства разработки и расширенные возможности создания отчетности и бизнес-аналитики позволяют решать любые самые сложные задачи», — пояснил Юрий Звягинцев, архитектор решения, Департамент консалтинга и технической поддержки Microsoft в России.

Внедрение

Перед проектной командой были поставлены очень непростые задачи. За несколько месяцев предстояло внедрить основные функциональные модули системы, настроить сложные процессы согласований и доработать интерфейс системы под специфические требования «Лаборатории Касперского».

Исходя из поставленных задач, было принято решение разбить проект внедрения системы на два этапа:

1. Провести анализ бизнес-процессов и представить соответствие решения бизнес-требованиям методологии управления проектами Компании «Лаборатория Касперского» (Gap-Fit анализ). После этого разработать Архитектуру решения и Техническое задание на внедрение.
2. Выполнить разработку и развернуть решение на среде компании «Лаборатория Касперского». Провести опытную эксплуатацию и вывести систему в промышленную эксплуатацию.

Работы выполнялись в соответствии с методологией MSF (Microsoft Solution Framework). MSF опирается на практический опыт Microsoft и описывает управление людьми и рабочими процессами в процессе разработки решения.

Значительный вклад в успех проекта внесла команда высококвалифицированных специалистов компании «Бастион-Интегратор». Сотрудники этой компании выполнили основной объем работ по кастомизации, адаптации и расширению функционала Microsoft EPM. В результате слаженной работы специалистов Microsoft и «Бастион-Интегратор» было построено решение, удовлетворяющие всем требованиям заказчика.

Система была запущена в промышленную эксплуатацию в апреле 2011 года.

Среди основных сложностей, с которыми пришлось столкнуться при внедрении Microsoft EPM 2010 в «Лаборатории Касперского», можно отметить следующее:

1. Строгие требования ИТ-безопасности В «Лаборатории Касперского» установлены чрезвычайно жесткие требования к безопасности ИТ-инфраструктуры. Правила доступа к сетевым ресурсам строго регламентированы. Запуск любого нового сетевого сервиса требует вовлечения нескольких групп системных администраторов, каждая из которых отвечает за свой участок. В таких условиях было непросто развернуть и отладить работу Microsoft EPM, ведь в состав этого решения входит набор продуктов: Microsoft Project Server, Microsoft SharePoint Server, Microsoft SQL Server. Требовалось настроить беспрепятственное взаимодействие между всеми ними и обеспечить доступ к системе как изнутри корпоративной сети, так и из Интернета. Все эти работы заняли несколько больше времени, чем первоначально планировалось, но в результате удалось запустить систему с соблюдением всех самых жестких требований безопасности.
2. Простота использования В «Лаборатории Касперского» с самого начала проекта уделялось очень много внимания удобству использования системы и простоте ее интерфейса. Система, с одной стороны, должна была контролировать соблюдение всех регламентов проектного управления, принятых у заказчика, но в то же время она не должна была усложнять жизнь простых пользователей. Требовалось максимально сократить трудозатраты пользователей на ввод информации в систему, уменьшить количество обязательных шагов, сделать интерфейс интуитивно понятным. Успешный запуск Microsoft EPM был бы невозможен, если бы большинство сотрудников компании испытывали сложности с адаптацией к ней.

«Основным вызовом для нашей команды разработчиков было соблюдение баланса между функционалом системы по автоматизации сложных бизнес-процессов и удобству пользователей системы. В ходе проекта мы существенно расширили функционал Microsoft Project Server 2010. Был создан набор компонентов, позволивший оперативно реализовать разветвленные многостадийные бизнес-процессы заказчика и обеспечить бесшовную интеграцию EPM-системы с финансовой системой. Особое внимание уделялось требованиям к работе EPM-системы в условиях высокозащищенной инфраструктуры заказчика», – рассказал Алексей Явкин, директор компании «Бастион-Интегратор».

В ходе реализации большое внимание уделялось созданию маршрутов согласований, доработке элементов пользовательской среды: названия полей, кнопок и экранов, упрощался интерфейс, а также системы коммуникаций и уведомлений. Кроме этого, была разработана подробнейшая пользовательская документация, а также подготовлены демо-ролики. Все это позволило максимально сократить сроки обучения пользователей работе с новой системой.

«Успех внедрения Microsoft EPM зависел от многих факторов, характерных для инновационных проектов. К ним можно отнести четкое понимание целей и задач внедренческого проекта, привлечение профессиональных консультантов. Немаловажное значение при внедрении Microsoft EPM имело также строгое следование методологии, рекомендованной вендором», — комментирует Александр Самбук.

Преимущества

Внедрение информационной системы управления проектами Microsoft EPM 2010 в «Лаборатории Касперского» позволило добиться следующих результатов:

• Автоматизированы бизнес-процессы инициации и планирования проектов, управления изменениями и закрытия проектов.
• Обеспечен эффективный механизм календарного планирования и контроля реализации проектов.
• Консолидирована информация о совокупности реализуемых проектов для проведения анализа и формирования отчетности.
• Организовано структурированное хранение документов по проектам.
• Автоматизирован процесс формирования, утверждения и ведения бюджета проекта.
• Реализована двусторонняя синхронизация с бюджетной системой «Лаборатории Касперского».

Одной из важнейших задач, которая стояла перед компанией, было повышение прозрачности процесса инициации проектов и контроля их реализации. Эта задача была выполнена. У руководства компании появился инструмент анализа и оценки ведущихся в компании проектов. Очень важным было то, что менеджеры среднего звена также с энтузиазмом отнеслись к новым процессам, поскольку теперь они получили возможность «легитимизировать» необходимые проекты через формальную процедуру утверждения и сделать проектную работу своих подразделений более прозрачной для высшего руководства.

«На текущий момент проект в «Лаборатории Касперского» является одним из самых крупных и комплексных внедрений Microsoft EPM 2010, выполненным консалтинговым подразделением Microsoft в России. Хочется отметить, что перед началом проекта заказчиком была проделана значительная работа по разработке методологии проектного учета и большинство процессов уже были внедрены в жизнь и активно использовались, поэтому степень готовности компании к внедрению системы управления проектами была очень высокой. Вся методологическая поддержка проекта осуществлялась Департаментом по Управлению Качеством «Лаборатории Касперского», это очень сильно ускорило ход выполнения работ. Перед нами стояла задача автоматизировать уже существующие процессы с помощью Microsoft EPM 2010, и с этой задачей наши специалисты справились успешно в довольно сжатые сроки», – рассказал Андрей Стуленков, руководитель Программ Проектов Департамента консалтинга и технической поддержки Microsoft в России.

В настоящее время решение активно используется в ИТ-Департаменте компании «Лаборатория Касперского», но уже в ближайшее время с ним начнут работать практически все подразделения, включая зарубежные представительства. Сейчас ведется активная работа по передаче опыта использования системы всем филиалам.

«Лаборатория Касперского» намерена также продолжать развитие функционала системы. В ближайших планах – внедрение модуля ресурсного управления.

Партнер

Департамент консалтинга и технической поддержки Microsoft в России

Департамент Консалтинга и технической поддержки корпорации Microsoft (Microsoft Services) предоставляет организациям комплексные, интегрированные услуги в области планирования внедрения и сопровождения решений на платформе Microsoft, направленные на удовлетворение потребностей ИТ-отделов и руководителей коммерческих подразделений.

Подразделение Microsoft Services стремится стать стратегическим партнером на всех этапах развития биз¬неса и обеспечивает высокое качество предоставляемых услуг благодаря использованию как проверенных отраслевых рекомендаций и моделей, так и собственных рекомендаций и моделей корпорации Microsoft, применяемых в процессе разработки и эксплуатации решений на протяжении всего жизненного цикла ИТ-продуктов.

Microsoft Services предоставляет как стандартизированные, так и индивидуальные услуги. При этом учитываются потребно¬сти конкретного заказчика, его технологические требования и особенности отрасли, в которой он работает. Современные технологии и услуги позволяют компаниям использовать комплексные бизнес-решения на всех этапах — от разработки концепции до реализации, поддержки и обучения.

Компания «Бастион-Интегратор»

Компания «Бастион-Интегратор» (https://bastion-integrator.com) специализируется на автоматизации управления проектами, программами и портфелями проектов на платформе Microsoft EPM. «Бастион-Интегратор» является партнёром корпорации Microsoft, включённым в список предпочтительных субконтракторов для реализации проектов департамента консалтинга и технической поддержки. Компания обладает опытом автоматизации проектной деятельности предприятий авиастроительной, банковской, информационной и других отраслей. Персонал компании — более 20 специалистов с большим практическим опытом в области управленческого консалтинга, разработки и внедрения ПО. В ходе многих проектов специалистами компании накоплен опыт глубокой кастомизации и расширения функционала Microsoft EPM / SharePoint. Компания «Бастион-Интегратор» разработала и постоянно совершенствует собственную линейку продуктов – расширений для Microsoft EPM.

Продукты Microsoft

• Microsoft Project Server 2010
• Microsoft SharePoint Server 2010
• Microsoft Project Professional 2010
• Microsoft Excel 2010
• Microsoft InfoPath 2010
• Microsoft SQL Server 2008 R2 Enterprise
• Microsoft Exchange Server 2010
• Microsoft Visual Studio Team System 2008 Team Foundation Server
• Windows Server 2008 R2

Дополнительные сведения

Информация о других проектах, реализованных на базе технологий корпорации Майкрософт, доступна по адресам: http://www.Microsoft.com/rus/business/casestudies (на русском языке)
или http://www.microsoft.com/resources/casestudies (на английском языке).

За дополнительными сведениями о продуктах и услугах обращайтесь в информационный центр корпорации Майкрософт по телефонам (495) 916–71–71 (Москва), (800) 200–80–01 (все города России).
Адрес корпорации Майкрософт в Интернете: http://www.microsoft.com/ (на английском языке),http://www.microsoft.com/rus/ (на русском языке).

Для получения дополнительных сведений о проекте (решении) посетите сайт:http://www.microsoft.com/project/en/us/solutions.aspx.

Для получения дополнительных сведений о клиенте посетите сайт: http://www.kaspersky.ru/.

Изначально опубликовано здесь: http://www.microsoft.com/rus/casestudies/Case_Study_Detail.aspx?CaseStudyID=4000010791