В Microsoft Project Server и Project Online есть функция синхронизации сроков задач между разными проектами при помощи так называемых Конечных результатов. В этой статье я покажу, как пользоваться этой функцией.
Процесс синхронизации сроков задач с помощью конечных результатов
- Руководитель проекта, который поставляет результат в другой проект, создает Конечный результат.
- Руководитель зависимого проекта создаёт Зависимость от конечного результата и связывает ее с задачей в своем проекте. После этого он сможет получать обновления сроков конечного результата и синхронизировать сроки своих задач.
- Если в исходном проекте изменились сроки задач, то руководитель такого проекта должен вызвать функцию синхронизации конечных результатов. После этого зависимые проекты смогут получить обновленные сроки зависимостей (от конечных результатов) и синхронизировать с ним сроки своих задач.
Особенности и ограничения функции Конечные результаты
- Синхронизация сроков с помощью конечных результатов выполняется только из настольного приложения Project Professional (Project профессиональный).
- В отличие от внешних связей, использование конечных результатов не блокирует редактирование плана проекта в веб-клиенте Project Web App.
- Через конечные результаты синхронизируются только сроки задач (начало и окончание). Никакие другие атрибуты задач не синхронизируются.
- Для создания конечного результата должен быть создан сайт проекта.
- Проект должны быть опубликован.
Создание конечного результата
Создание конечного результата выполняется из проекта, который поставляет результат другим проектам.
Откройте план в приложении Microsoft Project профессиональный. Выберете задачу, результат которой будет поставляется в другой проект. Нажмите кнопку Конечный результат, затем нажмите Создать конечные результаты из раскрывшегося меню.
Примечание: План должен быть опубликован на Project Server и для него должен быть создан сайт проекта. Если кнопка Создать конечные результаты недоступна, то наиболее вероятно, что не выполнено одно из перечисленных выше условий.
В результате выполнения функции Создать конечные результаты для выбранных задач будут созданы конечные результаты. Названия и сроки (начало, окончание) конечных результатов буду совпадать с названием и сроками соответствующих задач. О создании конечного результата свидетельствует пиктограмма-индикатор, показанная на рисунке ниже. На диаграмме Ганта сроки конечного результата показаны в виде линии фиолетового цвета.
Чтобы просмотреть название и даты начала/окончания поставки конечного результата добавьте столбцы Название конечного результата, Начало поставки конечного результата и Окончание поставки конечного результата.
Примечание: Можно добавить настраиваемое поле с формулой и графическим индикатором, показывающее отклонение сроков задачи от сроков поставки конечного результата, связанного с этой задачей.
Создание зависимости от конечного результата
Создание зависимости выполняется из проекта, который является потребителем результата другого проекта.
Чтобы создать зависимость от конечных результатов другого проекта нажмите кнопку Конечный результат и в раскрывшемся меню нажмите Управление зависимостями.
В левой части приложения отобразиться панель Зависимость.
Нажмите на ссылку Создать зависимость.
Выберите название проекта, от конечных результатов которого требуется создать зависимость.
Отобразится перечень доступных конечных результатов, с которыми можно создать зависимость. При наведении курсора мыши на название конечного результата система отобразит детальную информацию по конечному результату (название конечного результата его сроки, название исходного проекта).
Чтобы создать зависимость от конечного результата:
- Выделите конечный результат в списке.
- Выделите задачу в календарном плане проекта.
- Отметьте пункт Связать с выделенной задачей.
- Нажмите на ссылку Готово.
Будет создана зависимость выбранной задачи с конечным результатом другого проекта. О создании зависимости от конечного результата информирует пиктограмма в поле индикаторов. На диаграмме Ганта сроки поставки конечного результата показаны в виде оранжевой линии.
Чтобы привести сроки задачи к срокам поставки внешнего конечного результата:
Выберите задачу, затем нажмите кнопку Конечный результат и в раскрывшемся меню нажмите Синхронизировать зависимости. Это действие можно выполнить сразу для нескольких выбранных задач.
После выполнения функции Синхронизировать зависимости дата Начало и дата Окончание задачи приравняются к датам поставки конечного результата.
Чтобы просмотреть название, а также даты начала/окончания поставки конечных результатов добавьте столбцы Название конечного результата, Начало поставки конечного результата и Окончание поставки конечного результата.
Синхронизация конечных результатов при изменении сроков задач
Это действие выполняется из проекта, который поставляет конечные результаты другим проектам.
Ниже на скриншоте показан пример расхождения сроков задачи и сроков связанного с ней конечного результата. Сроки конечного результата отображаются в виде тонкой линии фиолетового цвета. Чтобы просмотреть даты начала и окончания поставки конечного результата добавьте столбцы Начало поставки конечного результата и Окончание поставки конечного результата.
Учтите, что Project автоматически не обновляет сроки конечных результатов при изменении сроков задач. Поэтому если изменились сроки задач, для которых созданы конечные результаты, не забудьте синхронизировать конечные результаты. Это нужно для того, чтобы зависимые проекты получили информацию об изменениях и смогли учесть их в своих планах.
Чтобы синхронизировать сроки конечных результатов в соответствии со сроками задач:
- Выберите задачи в плане (одну, несколько либо все),
- Нажмите кнопку Конечный результат и в раскрывшемся меню нажмите кнопку Синхронизировать конечные результаты.
После выполнения функции Синхронизировать конечные результаты новые сроки конечных результатов приравняются к срокам соответствующих задач плана. Таким образом новые сроки задач станут видны зависимым проектам.
Обновление сроков задач, зависимых от конечных результатов
Это действие выполняется из проекта, который зависит от конечных результатов других проектов. Для обновления сроков задачи, которая имеет зависимость от конечных результатов другого проекта выполните следующее шаги.
Получите с сервера обновления сроков конечных результатов
Чтобы получить обновления сроков конечных результатов другого проекта нажмите кнопку Конечный результат и в раскрывающимся меню нажмите Управление зависимостями.
Откроется панель Зависимость. Внизу панели нажмите на ссылку Получить обновления.
Если имеются обновления конечных результатов, то такие обновления будут выделены в перечне красным восклицательным знаком.
Для просмотра обновлений наведите курсор мыши на название конечного результата. Отобразятся прежние и измененные сроки конечного результата.
Обновите сроки зависимостей
Чтобы принять обновленные сроки конечного результата (зависимости) нажмите на название конечного результата и в раскрывающимся меню нажмите пункт Принять изменения с сервера.
Вы можете принять сразу все изменения сроков конечных результатов. Для этого внизу панели Зависимость нажмите на ссылку Принять все изменения с сервера.
Система запросит подтверждения обновления сроков зависимостей от конечных результатов. Нажмите ОК.
Сроки зависимостей обновятся в соответствии со сроками внешних конечных результатов. Тем самым произойдёт синхронизация сроков задач в вашем проекте со сроками задач другого проекта.
На диаграмме Ганта сроки зависимости от конечного результата показаны в виде тонкой оранжевой линии. Чтобы просмотреть название, а также даты начала и окончания поставки конечного результата добавьте столбцы Название конечного результата, Начало поставки конечного результата и Окончание поставки конечного результата.
Синхронизируйте зависимости
Чтобы привести сроки задач календарного плана к срокам зависимостей от конечных результатов выполните следующие действия:
- Выделите задачи в плане.
- Нажмите кнопку Конечный результат, а затем в раскрывшемся меню нажмите Синхронизировать зависимости
После выполнения функции Синхронизация зависимости сроки (начало и окончание) конечного результата будут скопированы в сроки соответствующей задачи календарного плана.
Если у задач есть последователи, то сроки таких задач изменятся в соответствии со связями.
