Разработка и внедрение функционала управления жизненным циклом проектов на базе Microsoft Project Server в строительной группе компаний ГРУППА ЛСР

О заказчике

«Группа ЛСР» — российская компания, работающая в сфере производства стройматериалов, девелопмента и строительства недвижимости. Головной офис — в Санкт-Петербурге.

Оптимизация ранее развернутой ИСУП Project Server

Сотрудничество Группы ЛСР с компанией БАСТИОН ИНТЕГРАТОР началось с задачи оптимизации производительности существующей системы управления проектами.

Подключившись к вопросу увеличения производительности, мы увидели, что при текущей топологии система работает медленно, но при этом первичные показатели производительности выглядят нормально. Наши специалисты провели комплекс нагрузочных тестов по отработанной методике и с помощью специальных инструментов провели сбор рабочих параметров системы для последующего анализа. В результате мы выдали заключение о проблемах и рекомендации по улучшению работы системы.

Автоматизация процессов согласования проекта. Внедренное решение обеспечило автоматизацию процессов согласования проекта на всех фазах жизненного цикла – от заявки на проект до закрытия проекта и его перевода в архив.

Динамический маршрут согласования. Процесс согласования проекта в системе выполняется поэтапно, включая план проекта и всю проектную документацию. Маршрут согласования проходит все ступени организационной иерархии, начиная с уровня отдела, стоящего над подразделением руководителя проекта. На каждой ступени согласования ответственный сотрудник получает письмо с ссылкой на форму фиксации решения, где он может выбрать один из вариантов: «Согласовать проект», «Отправить на доработку» или «Отклонить проект», пояснив свое решение в виде комментария. Итоговое решение принимает представитель заказчика. На каждом уровне согласующие могут привлечь одного или нескольких дополнительных экспертов. Таким образом маршрут согласования проекта является динамическим. Автоматизация такого процесса не могла быть реализована стандартными средствами без доработки. Мы применили ряд готовых решений и наработок. 

Подсистема оповещений. Подсистема оповещений позволяет гибко настраивать шаблоны почтовых уведомлений, которые информируют заинтересованных лиц о важных событиях проекта. Например, о переводе проекта на следующую фазу.

Делегирование. Одним из требований была возможность делегирования функций согласования. Для этого в системе была реализована возможность назначить для каждого пользователя персонального заместителя, который также может участвовать в процессе согласования. Например, если руководитель занят или в отпуске, согласовать проект может его заместитель или помощник.

История согласования. Был реализован протокол согласования, в котором сотрудники видят все принятые решения в ходе согласования проекта, комментарии согласующих.  Вся эта информация отображается в протоколе согласования в виде наглядной иерархической структуры.

Версии согласованных планов. Важным элементом разработанного решения является то, что по завершении процесса согласования автоматически сохраняется согласованная версия проекта с возможностью последующего отслеживания изменений.

Дополнительные полезные функции и улучшения. В решение были включены вспомогательные элементы интерфейса, которые добавили ряд полезных функций, например:

• выбор пользователя в карточке проекта с возможность быстрого поиска сотрудника, отображению связанных корпоративных полей проекта в карточке проекта;
• отображение на карточке проекта документов, расположенных на проектном сайте с возможностью работы с ними непосредственно из карточки проекта;
• другие расширения и улучшения.

Миграция на Project Server 2013

После выхода Project Server 2013, оценив возможности новой версии, Группа ЛСР решила перевести ИСУП на обновленную платформу. Причин перехода было несколько:

• появилась возможность работы с базовыми планами из Project Web App;
• были расширены возможности редактирования планов в Project Web App, что позволяло перевести большинство пользователей на веб-клиент;
• повысилась производительность и удобство работы с системой.

Перед нашей командой была поставлена задача миграции ИСУП и всех данных, включая перенос всех доработок.

Чтобы минимизировать время простоя системы при обновлении, специалисты компании БАСТИОН ИНТЕГРАТОР тщательно спланировали и отработали процесс миграции на тестовых средах. Была разработана подробная инструкция по проведению миграции. В ходе промышленной миграции были перенесены все настройки системы, пул ресурсов, проекты с сохранением состояний рабочих процессов, а также всё содержимое рабочих областей проектов с сопутствующей модернизацией их интерфейса. В итоге пользователи без простоя продолжили работать со своими данными в обновленной системе, получив при этом новые возможности. 

Одновременно с миграцией на Project Server 2013 был модернизирован процесс согласования проектов:

• Прерывание процедуры согласования. Добавлена возможность прерывания процесса согласования на любом уровне. т.е. присвоение статуса «Согласовано» любым из участников цепочки. Для небольших проектов существенно сократилось время согласования;
• Автоматическая фиксация базового плана. Благодаря новым возможностям платформы Project Server 2013 в систему было добавлено автоматическое сохранение базового плана при утверждении проекта.  Стало проще отслеживать изменения в проекте;

• Контроль сроков согласования. Добавлена функция автосогласования проекта: если в течение 5 дней ответственный сотрудник не отреагировал, то процесс переходит на следующую ступень. Это повысило исполнительскую дисциплину и сократило время согласования;
• Автоматическое пересогласование изменений. Добавлена функция отслеживания изменений по ключевым параметрам уже согласованного проекта.  Если хотя бы один из настраиваемых отслеживаемых параметров (дата начала, дата окончания, добавление/удаление задачи в проекте и т.д.) был изменён, процесс согласования автоматически запускается заново. Таким образом в системе был реализован функционал автоматического отслеживания и согласования ключевых изменений проекта. 

Важной частью решения является платформа бизнес-аналитики Microsoft. С помощью служб SQL Reporting Services были реализованы различные сводные отчеты и диаграммы, позволяющие просто и эффективно контролировать все аспекты проектной деятельности.

Одним из требований было использование в качестве платформы размещения отчёта существующей SQL Services Reporting Services, работающий в Native-режиме. Стандартная веб-часть для отображения отчётов SSRS, работающего в Native-режиме, не имеет функции передачи значений параметров с помощью веб-частей фильтров SharePoint. Поэтому для размещения отчёта непосредственно на одной из карточек проекта была разработана специальная веб-часть, которая позволила выводить отчёт по соответствующему проекту без каких-либо дополнительных действий со стороны пользователя. Таким образом был разработан требуемый отчёт и инструменты для его отображения, которые позволили интегрировать в ИСУП SSRS-отчет, работающий в Native-режиме.